Entretien avec la Direction ou la hiérarchie : les bons réflexes pour ne pas se faire avoir

 

Se faire accompagner

Sauf en cas d’entretien de carrière, l’accompagnement est de droit. Lorsque les relations avec la Direction/IEN sont problématiques ou lorsque le sujet de l’entretien concerne une situation problématique, le premier réflexe est d’être accompagné·e.

 

• Refuser les entretiens informels

Pour être accompagné·e, il faut connaître l’heure du RDV.

Il faut donc refuser les entretiens informels, entre deux cours, deux portes, dans un couloir dès que cela concerne une situation problématique et qui peut être préjudiciable.

Certaines Directions/IEN abusent de ce types d’entretiens impromptus qui déstabilisent les personnels.

Il suffit de répondre que l’on n’a actuellement pas le temps et que l’on demande un rendez-vous pour traiter de cette situation spécifiquement.

Cela permet de rappeler que nous ne sommes pas à la disposition de la Direction/IEN et cela permet de reprendre la maîtrise du temps.

 

• Se faire accompagner par la personne de son choix

Il est possible de se faire accompagner par la personne de son choix : collègue, représentant·e du personnel de l’établissement, représentant·e syndical de l’école, de l’établissement ou extérieur à ce dernier.

Si le document formalisant l’entretien indique seulement que l’on peut être accompagné·e par un·e collègue de l’établissement, cela est faux et attentatoire à ses droits.

 

• Demander le report pour pouvoir être accompagné

Si personne n’est disponible sur le créneau proposé par la Direction/IEN, il faut demander un report de l’entretien pour pouvoir être accompagné·e.

Être accompagné·e étant un droit, il ne peut pas être refusé de reporter un entretien.

 

• Prévenir que l’on sera accompagné·e

Lorsque l’on est accompagné·e, il faut prévenir la Direction/IEN, si possible en amont. Cela facilite l’accès au bâtiment ou à l’établissement.

 

• Être témoin / prendre des notes

Accompagner un·e collègue en entretien avec la Direction/IEN peut être intimidant.

Il n’est pas nécessaire d’intervenir à l’oral.

Être simplement présent en tant que témoin et prendre des notes de ce qui est dit, des éléments problématiques est souvent suffisant pour cadrer le débat et calmer les ardeurs de la plupart des personnels de Direction/IEN.

Lorsqu’un propos est problématique, le répéter à haute voix en disant que vous le notez tempère généralement les emportements.

 

• Soutien & Accompagnement collectif

Si l’entretien présente un caractère problématique et que les collègues refusent la situation induite par celui-ci, il est possible que la personne reçue en entretien soit accompagnée collectivement par des collègues, les représentant·es des personnels locaux.

Cela peut prendre la forme d’une délégation, d’un rassemblement de soutien.

Cela permet à l’équipe de montrer son désaccord, de témoigner de son soutien.

Il est possible que les personnels qui accompagnent demandent à assister à l’entretien.

Selon le rapport de force, il faut s’attendre à ce que la Direction/IEN refuse ou accepte pour une délégation en nombre restreint.

 

Savoir à l’avance quel est le cadre de l’entretien

Une partie du stress avant l’entretien vient souvent du fait que l’on ne connaît pas les raisons pour lesquelles cet entretien a lieu.

Cet entretien peut prendre plusieurs formes.

 

• Rendez-vous

Un rendez-vous peut être donné oralement, par mail ou par papier déposé dans le casier.

Il est possible de refuser un rendez-vous puisque celui-ci n’est pas impératif.

Ce n’est pas forcément judicieux : il faut apprécier la nécessité d’un refus en fonction des rapports locaux avec la Direction/IEN, du rapport de force local.

Il est préférable de formaliser par écrit un rendez-vous qui a été donné oralement, pour en avoir une trace. Un simple mail fera l'affaire : rappelez le contexte dans lequel le RDV a été pris et profitez-en pour demander des précisions concernant le motif de l’entretien.

 

• Convocation

Une convocation constitue la manière la plus formelle qu’a l’administration d’obliger un·e agent·e à venir à un entretien.

Une convocation devrait être remise en main propre contre signature ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

Ne pas se présenter à une convocation sera reproché par l’administration.

L’usage actuel est une convocation transmise sur la messagerie académique.

 

• Demander un motif précis

Quelle que soit la manière dont est communiqué l’entretien à l’agent·e, il faut qu’il y figure, en objet, un motif précis.

Si la convocation est à motif disciplinaire, s’il s’agit de consulter son dossier administratif ou les résultats d’une procédure disciplinaire, cela doit être indiqué.

Doit aussi y figurer la possibilité d’être accompagné·e.

L’absence de ces éléments est possiblement constitutive d’un vice de forme.

S’il n’y a pas de motif, il faut demander, par écrit, à ce qu’il soit précisé, de manière à préparer au mieux l’entretien.

 

• Demander que soient communiqués en amont des documents

Toujours pour préparer au mieux l’entretien, il faut demander que soient communiqué·es en amont les éléments (écrits, documents si nécessaires anonymisés) qui sont à l’origine de l’entretien.

La plupart du temps, les Directions/IEN ne communiquent pas ces documents.

Cette phase préparatoire permet de se renseigner sur le cadre réglementaire du sujet abordé et/ou de chercher des éléments de réponses en amont. Écrire ses éléments et en discuter avec la personne qui accompagne permet de limiter les surprises lors de l’entretien.

 

Pendant l’entretien : les bons réflexes à avoir

 

• Demander en introduction quel est le cadre de l'entretien

Demander au début de l’entretien quel est le cadre de celui-ci permet de clarifier la situation : cela permet de confirmer que l’entretien s’inscrit bien dans le cadre qui a été annoncé en amont par la Direction / IEN.

 

• Quitter l’entretien lorsque sont abordés des points qui ne figurent pas dans le motif initial de l’entretien / Demander un RDV ultérieur

Si l’entretien ne porte pas sur ce qui a été annoncé en amont de celui-ci ou si d’autres points que ceux annoncés en amont sont abordés, il peut être préférable de mettre fin à l’entretien, selon la tournure que prend ce dernier.

Plutôt que d’être mis·e en difficulté, il faut alors annoncer que les points abordés ne figurent pas dans l’objet annoncé en amont, que cela n’a pas permis de préparer cette partie de l’entretien et que, pour cette raison, il faut un entretien spécifique portant sur ces points nouveaux.

 

• Rester calme et courtois / Éviter tout ce qui pourra être reproché

Lors de l’entretien, la Direction / IEN sera à l’affût de toutes les attitudes et propos qui seront utilisés ensuite contre l’agent·e.

Si l’administration cherche à monter un dossier contre l’agent·es, ces propos, ces attitudes pourront être versés par la Direction / l’IEN par exemple en étant mentionnés ensuite dans un éventuel compte-rendu d’entretien qui pourra être versé au dossier administratif.

Le mieux reste de garder le silence plutôt que de s’emporter.

 

• Demander si des documents seront versés au dossier administratif

A la fin de l’entretien, il faut demander si des documents seront versés au dossier administratif.

Si aucun écrit n’est versé au dossier administratif de l’agent·e, cela signifie qu’officiellement, l’administration ne garde pas de trace de cet entretien et qu’elle ne pourra théoriquement pas en faire état ultérieurement.

S’il n’y a pas engagement d’une procédure disciplinaire, des documents de parents, d’élèves, de collègues incriminant l’agent·e n’ont pas à y être versés, conformément à la jurisprudence.

Il ne faut pas hésiter à consulter son dossier administratif pour savoir ce qui y a été effectivement versé.

Le cas échéant, il faut demander le retrait des pièces qui n’ont pas à y figurer.

 

• Signer les documents en indiquant des réserves et des remarques ultérieures

Lorsque des documents sont présentés pour signature, la signature ne signifie pas que l’on est d’accord avec ce qui y est écrit mais seulement que l’on en a pris connaissances.

Nous conseillons d’inscrire avant la signature :
Pris connaissance le xx/xx/xxxx, je me réserve le droit d’apporter des remarques et des contestations aux écrits ci-dessus.

Répondre

 

• Privilégier la procédure écrite

L’administration fonctionne par des procédures écrites.

Il convient donc d’apporter si nécessaire la contradiction par écrit.

Différer la réponse par un écrit ultérieur laisse le temps de la réflexion.

 

• Ne rien dire si l’on n’est pas sûr·e

Si l’on n’est pas sûr·e de sa réponse, il vaut mieux ne rien dire plutôt que d’apporter des éléments qui pourraient être retenu contre vous par la Direction / IEN.

Cela est valable aussi pour la personne qui accompagne.

 

• Faire un compte-rendu de l’entretien

Un compte-rendu de l’entretien par la personne accompagnant peut utilement être envoyé par écrit à la Direction / IEN pour attester des réponses apportées sur :

• le cadre de l’entretien
• les éléments de l’entretien qui ne figureraient pas dans un éventuel écrit final de la Direction / IEN
• le versement ou non de documents au dossier administratif
• la raison de la fin de l’entretien
• En fin de mail, il faut demander des éléments semblent ne pas correspondre au déroulé de l’entretien : les réponses de la Direction / IEN ou l’absence de réponse peuvent constituer une attestation, une preuve à faire valoir auprès de l’administration.

 

• Présenter des éléments factuels et démontrables

Le cas échéant, chacun des points reprochés doit faire l’objet d’un contradictoire par écrit.

La contradiction doit être faite point par point, factuelle et éviter les jugements de valeur.

Cet écrit doit être accompagné de tout document en pièce complémentaire à même d’attester ce qui figure dans l’écrit (échanges écrits, témoignages par exemple en suivant ce modèle, fiches RSST, certificat médical, etc.)

 

• Demander sur quels textes réglementaires la hiérarchie s’appuie

Si des demandes d’exécution de tâches sont faites de la part de la Direction / IEN, il ne faut pas hésiter à demander quels sont les textes réglementaires qui justifient cela.

C’est à l’administration de produire les textes réglementaires sur lesquels elle s’appuie.

 

• Utiliser la méthode de l’analyse de la situation problème

L’administration considère le plus souvent que l’agent·e est responsable d’une situation problématique.

Or, la plupart du temps, ce qui est reproché à l’agent·e découle d’une organisation du travail problématique, défaillante.

L’analyse de la situation problème permet de sortir de l’accusation de responsabilité individuelle que l’administration veut faire endosser à l’agent·e.

L’analyse de situation problème est développée notamment par l’ANACT.

Il s’agit ici de :

• Comprendre les causes
• D’identifier les acteurs invisibles au-delà du/de la collègue mis·e en cause : quelles fonctions, dans l’établissement, pas l’organisation du travail, ont permis la mise en place de la situation problématique ou n’ont pas été en mesure de la prévenir ?
• Repérer les facteurs de risque : quels éléments, dans l’organisation du travail ont permis au risque de subvenir ou n’ont pas été en mesure de le prévenir ?
• Identifier les ressources pour venir en soutien du/de la collègue : ont-elles été mises en œuvres ou proposées pour sécuriser le/la collègue, pour prendre en compte le risque et éviter sa survenue ?
• Quelles propositions d’amélioration sont proposées et mises en œuvre pour que le risque soit pris en compte ?

Pour rappel, c’est la direction qui est responsable des conditions de travail et de la prévention des risques. C’est à elle de mettre en place l’ensemble de ces mesures et ressources.

Si les chef-fes n'ont pas pris les mesure nécessaires, la responsabilité du problème ne peut pas reposer exclusivement sur l’agent·e incriminé·e.

 

• Faire remonter en cas de dérapage de la Direction

Si la Direction outrepasse le cadre de l’entretien et de sa fonction par son attitude ou ses propos, il faut faire remonter cela :

• En établissant une fiche SST indiquant les faits et leurs conséquences pour la santé de l’agent·e
• En faisant attester les conséquences pour sa santé d’un certificat médical et, le cas échéant d’un accident de service ou d’un accident de travail pour les non-fonctionnaires.
• Par un éventuel courrier au DASEN si possible signé collectivement

 

En cas de besoin, se faire accompagner syndicalement

Il ne faut pas hésiter à nous contacter (mail : contact@sudeduc83.org) particulièrement si la situation s’avère complexe ou problématique.